Должность секретаря судебного заседания относится к старшей группе должностей категории «Специалисты».
В основные должностные обязанности секретаря судебного заседания входит:
- оказывать помощь председателю суда, заместителям председателя суда в подготовке и организации судебного процесса;
- осуществлять регистрацию корреспонденции, поступающей председателю суда, передавать корреспонденцию исполнителям, контролировать сроки исполнения поручений председателя суда, сообщая о фактах неисполнения или исполнения с нарушением сроков;
- по поручению председателя суда готовить проекты ответов на заявления, обращения, запросы и жалобы граждан и юридических лиц, поступающие на имя председателя суда;
- направлять ответы на жалобы и заявления граждан и организаций, подписанные председателем суда;
- на основании поручений председателя Тринадцатого арбитражного апелляционного суда готовить необходимые материалы для обобщения судебной практики, докладов и выступлений;
- участвовать в подготовке дела к судебному разбирательству, оказывать помощь судье в совершении действий, предусмотренных статьей 135 Арбитражного процессуального кодекса Российской Федерации;
- формировать с помощью автоматизированной информационной системы «Судопроизводство» (далее – АИС «Судопроизводство») списки дел, назначенных к рассмотрению в судебном заседании, подбирать дела в соответствии со сформированным списком, раскладывать поступившую корреспонденцию, уведомления и документы, проверять правильность формирования списков и размещать их на информационных стендах при входе в зал судебного заседания или в киосках;
- осуществлять контроль за поступлением документов, просматривать документы к делам в системе подачи документов www.my.arbitr.ru; при наличии документов поданных в электронном виде незамедлительно ставить в известность судью или по указанию судьи распечатать указанные документы;
- предпринимать меры по своевременному уведомлению лиц, участвующих в деле, предусмотренные главой 12 Арбитражного процессуального кодекса Российской Федерации;
- обеспечивать приобщение к материалам дела доказательств размещения на сайте суда в сети «Интернет» информации о принятии апелляционной жалобы к производству, о времени и месте судебного заседания или совершения отдельного процессуального действия;
- своевременно информировать судью о том, что направленная судом копия определения назначении даты и времени рассмотрения дела либо об истребовании доказательств не вручена адресату и в уведомлении отсутствует расписка получателя. По указанию судьи принимать меры, обеспечивающие своевременное извещение лиц, участвующих в деле, о месте и времени судебного заседания путем направления адресату телефонограммы, телеграммы, с использованием факсимильной связи или электронной почты либо иных средств связи, либо принимать меры по выяснению причин невручения судебных извещений;
- проверять явку лиц, прибывших в судебное заседание по вызову суда, и их полномочия для участия в деле, информировать судью о неявке лиц и причинах неявки;
- вести протокол судебного заседания с соблюдением требований статьи 155 Арбитражного процессуального кодекса Российской Федерации, а также протокол совершения отдельных процессуальных действий вне судебного заседания с указанием сведений, полученных в результате совершения этих процессуальных действий. Полно и правильно отражать в протоколе действия и решения суда, а равно действия участников арбитражного процесса, имевшие место в ходе судебного заседания.
- осуществлять аудиозапись судебного заседания с использованием специального программного обеспечения «Секретарь судебного заседания» и изготавливать копию аудиозаписи, которая приобщается к материалам дела;
- по окончании судебного заседания вносить в «Сервис расписаний» в сети «Интернет» (http://schedule.arbitr.ru/) результаты рассмотрения дела;
- при наличии оснований, предусмотренных статьями 21, 23 Арбитражного процессуального кодекса Российской Федерации, заявлять самоотвод;
- в день судебного заседания с помощью «Системы подготовки судебных документов» (далее – СПД) размещать в АИС «Судопроизводство» информацию о вынесенных судебных актах;
- размещать текст резолютивной части судебного акта путем использования СПД после объявления резолютивной части, но не позднее следующего дня после даты ее объявления;
- размещать отсканированную копию протокола судебного заседания на информационном ресурсе «Картотека арбитражных дел» в сети «Интернет» по адресу http://kad.arbitr.ru/ (далее – КАД);
- осуществлять контроль за размещением в КАД апелляционных жалоб и иных документов, поступающих в материалы дела, при необходимости по поручению судьи осуществлять сканирование и размещение в КАД копий указанных документов;
- обеспечивать правильность заполнения полей «Атрибуты документа» в СПД при создании судебных актов;
- распечатывать в АИС «Судопроизводство» необходимое количество копий судебных актов, конвертов и уведомлений для направления их участникам процесса, предварительно проверив полноту и правильность указанных наименований сторон и их адресов, при необходимости вносить дополнения и изменения;
- своевременно готовить справки на возврат государственной пошлины, исполнительные листы, подписывать у судьи, заверять гербовой печатью и передавать их специалистам отдела документооборота и обеспечения судопроизводства для выдачи или направления взыскателю;
- контролировать сроки выдачи исполнительных листов;
- своевременно направлять и передавать в отдел документооборота и обеспечения судопроизводства для вручения под роспись копии определений (постановлений) суда, исполнительных листов, справок на возврат государственной пошлины и иных документов лицам, участвующим в деле, а также иным лицам по указанию судьи;
- осуществлять подготовку и передачу в отдел документооборота и обеспечения судопроизводства для выдачи на основании постановления (определения) вещественных доказательств лицу (организации), представившему их, или лицу, определенному судом;
- передавать дела, копии судебных актов, конверты и уведомления специалистам отдела документооборота и обеспечения судопроизводства, в сроки, обеспечивающие направление судебной корреспонденции в соответствии с требованиями арбитражного процессуального законодательства;
- контролировать своевременность направления копий судебных актов лицам, участвующим в деле;
- не позднее 17 час. 00 мин. дня, предшествующего дню ознакомления (по пятницам, а также в дни, предшествующие праздничным дням - не позднее 15 час. 00 мин.), передавать дела специалисту отдела документооборота и обеспечения судопроизводства в соответствии с бланком учета заявок на ознакомление с материалами арбитражных дел;
- не позднее следующего дня после поступления кассационных жалоб по делу, по согласованию с судьей передавать дела в отдел документооборота и обеспечения судопроизводства для формирования материалов дела с одновременной проверкой полноты оформления материалов дел и наличия подписей судей и лица, ведущего протокол, в протоколах и судебных актах для направления в Арбитражный суд Северо-Западного округа в соответствии с требованиями Арбитражного процессуального кодекса Российской Федерации и Инструкции по делопроизводству в арбитражных судах Российской Федерации (первой, апелляционной и кассационной инстанции), утвержденной Постановлением Пленума Высшего Арбитражного Суда Российской Федерации от 25.12.2013 № 100;
- ежедневно получать в отделе документооборота и обеспечения судопроизводства судебную корреспонденцию, обеспечивать ее приобщение к материалам дел, а в случае отсутствия арбитражного дела в суде - направлять сопроводительным письмом в суд первой инстанции для приобщения к материалам дела;
- по поручению судьи возвращать по заявлениям лиц, участвующих в деле, представленные документы или осуществлять их подготовку к отправке заказными письмами с уведомлением о вручении;
- в установленном порядке получать хранящиеся в суде вещественные доказательства по делу для их осмотра в судебном заседании и по поручению судьи осуществлять действия по исполнению определения арбитражного суда по вопросам распоряжения вещественными доказательствами;
- осуществлять формирование дела, которое включает в себя размещение поступивших документов в логической последовательности, проверку комплектности пакета документов в деле (наличие протоколов, уведомлений, оригиналов определений (постановлений), подписей судей) для дальнейшей передачи его в работу специалистам отдела документооборота и обеспечения судопроизводства;
- своевременно забирать от специалистов отдела документооборота и обеспечения судопроизводства арбитражные дела;
- составлять реестры приема-передачи дел, завершенных производством, в отдел документооборота и обеспечения судопроизводства для последующего возвращения дел в суды первой инстанции;
- обеспечивать хранение печатей, штампов, бланков, используемых в работе;
- по поручению судьи готовить проекты, оформлять на бланках установленного образца и размещать в СПД АИС «Судопроизводство» судебные акты, по которым изготовлены проекты, в том числе: определения по рассмотрению заявлений, ходатайств о восстановлении процессуальных сроков, об оставлении апелляционных жалоб без движения; о возвращении; о принятии к производству; о назначении к судебному разбирательству; об отсрочке, рассрочке уплаты государственной пошлины, а также проекты ответов на обращения и запросы, поступающие в адрес судьи по делам, находящимся в его производстве, справки на возврат государственной пошлины с соблюдением требований Регламента работы с арбитражными делами, документами и судебными актами, а также Инструкции по делопроизводству в арбитражных судах Российской Федерации (первой, апелляционной и кассационной инстанций)", утвержденной Постановлением Пленума ВАС РФ от 25.12.2013 N 100;
- проверять вышеназванные судебные акты и документы (до их подписания судьями) на предмет выявления ошибок, описок, опечаток;
- выполнять иные поручения председателя суда, заместителей председателя суда и непосредственного руководителя
